Recenzia: Freelo vám pomôže ukormidlovať akýkoľvek projekt

Freelo recenzia: nástroj na riadenie projektov

Na zvyšovanie produktivity, na stíhanie termínov, pre väčší pokoj v živote aj v práci potrebujete mať poriadok v úlohách. V našej recenzii som otestoval český nástroj Freelo. V tomto článku sa dozviete, čo všetko tento nástroj vie a ako vám dokáže pomôcť s riadením projektov a plánovaním úloh.

Čo je Freelo?

Freelo je česká online aplikácia na riadenie projektov a úloh. Jej hlavným zmyslom je jednoduchá organizácia práce v tíme a s tým spojené rozdeľovanie úloh, komunikácia s tímom alebo nenútené zvyšovanie jeho produktivity.


Naši partneri

UpGates.cz e-shopy

Freelo je jednoducho dobré na rozdeľovanie projektov na drobnejšie úlohy, ktoré sa potom dajú jednoducho delegovať kolegom v tíme. Je jedno či sú to internisti alebo externisti. Dôležité je, že v aplikácii je možné pod jednotlivými úlohami komunikovať, čo rieši problém s rozťahanou komunikáciou po e-mailoch, Slacku, Facebooku, Skype alebo inde, kedy potom máte hlavu plnú len toho, že si musíte pamätať, čo sa kde rieši.

Freelo funguje ako SaaS softvér (Software as a Service – softvér ako služba), ktorý beží v cloude, poskytovateľ ho udržuje a tiež neustále vyvíja, aby sa užívateľom dobre používal. Za mňa je jednou z hlavných výhod SaaS aplikácií práve to, že bežia v cloude, takže sú neustále synchronizované a zálohované. A to najpodstatnejšie pre mňa je, že väčšinou nie sú fixované na konkrétny počítač (zariadenie), takže je možné sa k nim prihlásiť vlastne odkiaľkoľvek na svete a z akéhokoľvek zariadenia.

Kto stojí za Freelom?

Za Freelom stoja traja kamaráti ITčkári – Karel Borkovec, Jan Kulda a Karel Dytrych. Tí pracovali niekoľko rokov na klientskych projektoch, kde si mohli vyskúšať nielen rôzne druhy zákaziek, ale aj rôzne spôsoby plánovania práce a projektov. Ubíjajúce rutinné úkony, ktoré súviseli s klientskou prácou, nakoniec vykryštalizovali do vzniku vlastného interného systému. Ten mal riešiť komunikáciu s klientmi a s tímom. Nakoniec prišla myšlienka vytvoriť webovú aplikáciu, ktorá by pomohla ďalším firmám a ich tímom.

V roku 2020 bolo do Freela zaregistrovaných vyše 30 000 používateľov. Denná návštevnosť aplikácie bola v priemere viac ako 4000 ľudí. Zaujímavosťou tiež je, že Freelo už pomohlo odbaviť vyše 1,5 milióna úloh v 80 000 projektoch.

Hlavné funkcie nástroja

Ak poznáte podobné nástroje, tak viete, že časom tak nejako s pribúdajúcimi funkciami bobtnajú a s tým ide ruka v ruke zozložiťovanie používateľského rozhrania. U Freela je to trochu inak. Funkcií už má hromadu, ďalšie určite pribudnú, ale užívateľské prostredie je stále rovnako jednoduché. A to na ňom oceňujem.

Freelo má v sebe veľa zaujímavých funkcií. Ich popisovanie by zabralo naozaj veľa miesta a času, takže tu popíšem tie najviac zaujímavé.

Nástenka

Nástenka je prvá vec, ktorá by vás mala ráno v práci privítať. Ak človek pracuje na viacerých projektoch, tak skôr než nejaký rozcestník násteniek, potrebuje vidieť, čo mu v akom projekte horí. Určite je vám jasné, že týmto narážam najmä na Trello, kde sa musíte preklikávať do jednotlivých násteniek, aby ste videli úlohy. Ja viem, Trello má karty, čo je vlastne nástenka s nástenkami. Lenže, to nie je vôbec prehľadné.

Vo Freele zobrazuje hlavná nástenka súhrnný prierez všetkými projektami a úlohami, ktoré vám sú priradené. To vás teda nenúti prechádzať všetky karty s úlohami a hľadať tie svoje. Skrátka ich vidíte na úvodnej obrazovke aplikácie. Úlohy je možné ľahko filtrovať podľa určitých pravidiel, takže sa ľahko dopracujete k tomu, čo chcete alebo potrebujete robiť.

Recenzia Freela - nástenka v aplikácii Freelo
Nástenka v aplikácii Freelo s podstatnými informáciami.

Projekty

Freelo opisuje projekty ako schránky pre úlohy, komunikáciu, súbory alebo poznámky. Projektom skrátka môže byť napríklad jednorázovka ako napísanie recenzie o Freele na Webhosting Centrum, plánovanie itinerára na dovolenku, ale tiež to môže byť dlhodobá spolupráca na čomkoľvek. K poslednému spomínanému asi budete tento nástroj používať najčastejšie.

Recenzie Freela - ukážkový projekt v nástroji Freelo
Ukážkový projekt vo Freele.

Projekt sa delí na to-do listy (čiastkové úlohy projektu). Keď sa pozriete na obrázok vyššie, tak pri projekte máte ďalšie záložky: poznámky, používatelia, súbory, kalendár úloh, výkazy a fakturácie. To je podľa mňa bezchybný pomocník, ktorý sprehľadňuje celý projekt.

Čo to znamená? Keď totiž ktokoľvek pridá k nejakej úlohe prílohu, tak tento súbor sa tiež pridá pod záložku súbory. Vďaka tomu sú prílohy pekne pohromade, takže potom nie je nutné kvôli ich dohľadaniu prechádzať všetky úlohy.

Pod záložkou kalendár máte kalendár, v ktorom už sú rozplánované vaše úlohy na konkrétne dni. K tomu je potrebné, aby úlohe niekto pridal termín. Avšak, ak je úloha bez termínu, tak je možné ho do kalendára ťahom myšou pretiahnuť a tým mu termín prideliť.

Freelo recenzia - kalendár s termínmi úloh
Kalendár s úlohami.

Kalendár je potom možné zdieľať, takže si môžete Freelo kalendár prepojiť napríklad s Google Kalendárom, pretože čo si budeme hovoriť, pre mobil existujú asi vychytanejšie widgety a aplikácie.

Kanban

Kanban board je súčasťou projektov. Freelo v základe zobrazuje to-do listy v projektoch ako zoznamy pod sebou. Niekedy je to prehľadnejšie, ale pri práci na projekte sa mi vždy skôr osvedčil starý dobrý kanban systém, tak ako ho navrhol praotec Taiičiho Óno. A určite nie som sám. V Kanban si proste presúvate po tabuli úlohy z jedného stĺpca do ďalšieho. Takže dobrou správou je, že výpis úloh si môžete v projekte jednoducho prepnúť na kanban.

Freelo recenzie - Freelo kanban board
Ukážka KANBAN boardu.

Meranie času (Timetracking)

Timetracking zastupuje vo Freele ďalší nástroj, ktorý veľa ľudí pri práci používa. Hovorím o Toggl. Ten už pravdepodobne potrebovať nebudete. Teda ak nepoužívate nejaké jeho zložitejšie funkcie. Výhoda je jasná. Nemusíte používať k práci viac nástrojov. Vďaka tomu nemusíte z jedného nástroja prepisovať údaje do ďalšieho nástroja. A to je veľká úspora času a nezmyselnej rutinnej práce.

Freelo recenzia - meranie času pri recenzovaní Freela
Spustenie merania času.

Spustiť meranie je možné buď priamo pri úlohe alebo v hlavnej navigačnej lište nástroja. U Freela však nemeriate len samotný čas, ale pri projekte môžete jednotlivým užívateľom nastavovať hodinové sadzby. Merač času potom zmeraný čas prepočíta na peniaze.

To všetko si môžete nechať zobraziť v prehľadnom výkaze. A to buď vo svojom vlastnom, alebo si môžete zobrazovať výkazy u konkrétnych projektov. U tých môžete nastavovať užívateľské prístupy pre klientov alebo spolupracovníkov.

Freelo recenzie - súhrnný report výkazu práce
Výkaz práce.

Šablóny

Niekedy sa môže stať, že projekty sú si dosť podobné alebo je u nich potrebné postupovať rovnako. Napríklad pracujete pre rôznych klientov na správe PPC kampaní. Založenie takejto PPC kampane má svoj vlastný postup alebo skôr čiastkové úlohy, podľa ktorých je dobré postupovať, nech sa na nič nezabudne. Aby ste tieto úlohy nevypisovali u každého novo prichádzajúceho klienta znova a znova, tak si môžete vytvoriť šablónu, z ktorej ľahko vytvoríte to-do list u konkrétneho projektu/klienta.

Rovnako, ako si postupom času vylepšujete svoje vlastné know-how, tak si určite vymazlíte aj svoj to-do list k dokonalosti. Tým nielen podporíte svoj skill, ale tiež by sa nemalo už nikdy stať, že zabrdnete do rutiny pri vypisovaní stále rovnakého checklistu. S dokonalým checklistom v projekte by sa nemalo stať, že zabudnete na nejaký čiastkový krok.

Recenzia Freela - vytváranie projektu zo šablóny
Príklad šablóny, z ktorej vytvorím nový to-do list.

Pri zakladaní to-do listu u nového projektu som musel kliknúť asi 3x na myš namiesto zdĺhavého vypisovania všetkých opakujúcich sa úloh.

Freelo má tiež databázu šablón, ktorú dali dohromady experti z rôznych odborov. Tieto šablóny môžu užívatelia používať vo svojich vlastných projektoch. Tým si napríklad vylepší postupy a vlastné know-how. Ale nebojte, keď si vo Freele vytvoríte šablónu, tak tá nebude s nikým zdieľaná, takže vaše postupy nebude používať nikto iný.

Freelo recenzie - kategórie šablón a checklistov
Kategórie šablón a checklistov.

Cena

Freelo má v ponuke celkom 4 cenové balíčky a z toho je jeden úplne zadarmo. Platené balíčky sa volajú Freelance, Team a Business. Ich názvy už tak nejako vlastne špecifikujú ich spôsob využitia.

Recenzia Freela - Cenník nástroja Freelo
Cenník nástroja Freelo.

Balíček zdarma je skôr pre osobné využitie, k zvyšovaniu osobnej produktivity a k lepšiemu plánovaniu čohokoľvek. Vo svojom účte môžete založiť 2 aktívne projekty a pod nimi vytvárať pravdepodobne neobmedzenýp počet to-do listov. Do projektu môžete pozvať ďalších 2 užívateľov. Pre malý projekt je to pravdepodobne dostačujúce. Keď nejaký projekt archivujete, tak sa do počtu projektov nepočíta, a môžete založiť namiesto neho iný projekt.

Platené balíčky sa od seba líšia počtom aktívnych projektov a priestorom pre dáta (prílohy). Potom tiež máte možnosť využívať API. U projektu Team a Business je možné delegovať, okrem jednotlivých úloh, tiež celé projekty vrátane ich správy.

Na prvý pohľad sa môže zdať Freelo drahšie ako ostatné podobné nástroje. Ale všimnite si u platených balíčkov, že na projektoch môže spolupracovať neobmedzený počet užívateľov. Žiadne platby prevedené na užívateľa/mesiac, kvôli ktorým sa podobné nástroje pomerne predražujú. Obzvlášť u väčších tímov.

Integrácia a import z iných nástrojov

Freelo vie spolupracovať s nástrojmi tretích strán. Ak používate konkurenčné nástroje, tak vás určite zaujíma najmä import dát od nich do Freela. Je to možné. Freelo vie importovať nástenky z Trella a rovnako vie importovať projekty z Basecamp 2. Tu prevodu projektov nič nebráni.

Freelo recenzia - zoznam nástrojov, ktoré je možné prepojiť s Freelom
Integrácia nástrojov tretích strán.

Ako som už v recenzii spomenul, tak Freelo kalendár je možné zdieľať, takže ho ľahko synchronizuje so svojím Google Kalendárom aj s kalendárom v Outlooku.

Fakturáciu a účtovníctvo môžete riešiť cez známe české služby, s ktorými svoj účet dokážete tiež ľahko prepojiť a tým sa vám zase pomerne zjednoduší život pri vykazovaní a fakturovaní práce.

Klady a zápory

Klady (+)Zápory (-)
+ Jednoduché užívateľské prostredie.- Bezplatná verzia je obmedzená na 2 projekty.
+ Hlavné nástenka ponúka súhrnný prehľad úloh zo všetkých projektov.
+ Meranie času a jednoduché vykazovanie.
+ Kanban board.
+ Schránky (záložky) pre projekty. Všetko je hneď po ruke.
+ Nástroj je v češtine, slovenčine a angličtine.

Zhrnutie a záver recenzie

Freelo vyplešuje dosť vecí, ktoré vám môžu v ostatné aplikáciách vadiť. Asi logicky sa neustále ponúka porovnávať Freelo vs. Trello.

Ak by som obidva nástroje porovnal, tak Freelo sa snaží niektoré veci zjednodušovať a sprehľadňovať. Nech je to mnou vychvaľovaná nástenka s prehľadom úloh, ktorá je super užitočná a efektívna. To v Trelle si pekne poklikáte do násteniek, než zistíte, čo máte robiť.

Potom je tu tiež tá správa úloh, poznámok, užívateľov a iných vecí súvisiacich s projektom. Všetko je roztriedené do konkrétnych záložiek. Nehrozí zdĺhavé hľadanie čohokoľvek.

Meranie času je ďalšia vec, kvôli ktorej sa vám bude tento nástroj páčiť. A to vrátane prepočítavania času na peniaze. Klientom a projekťákom sa zase bude páčiť perfektný výkaz práce s jednotlivými úlohami a časom na nich stráveným. Áno, ide to robiť aj inak, ale prečo?

Cena je citlivá téma. Za veci sa musí platiť. To všetci chápeme, kým neťaháme peniaze z vlastného vrecka. Freelo zadarmo je dosť obmedzené. Dva aktívne projekty, to jednoducho nie je moc. Sme ale v malom českom rybníčku, takže nie je možné dávať dobré veci zadarmo. Aplikácia toho vie veľa a dokáže nahradiť radu nástrojov. To je výhoda, že nemáte potom veci rozťahané, ale máte ich pekne pokope. Ak riešite cenu, tak potom musíte sami zvážiť, čo sa vám oplatí, alebo neoplatí.

Pridaj komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená. Vyžadované polia sú označené *

Táto webová stránka používa Akismet na redukciu spamu. Získajte viac informácií o tom, ako sú vaše údaje z komentárov spracovávané.