Naše webové stránky obsahujú odkazy na partnerské weby. Ak sa prekliknete z našich stránok na stránky partnera a tam si zakúpite jeho služby, obdržíme za sprostredkovanie províziu (Zistiť viac informácií). Táto forma spolupráce nijako neovplyvňuje objektívnosť našich recenzií. Každým nákupom cez kliknutie z našich stránok podporíte našu redakciu, aby sme aj do budúcnosti mohli tvoriť kvalitný a užitočný obsah. Ďakujeme.
Dôležité upozornenie Všetky naše články píšu skutoční ľudia. Nie sú to umelé texty od stroja.
Recenzia: BitFaktura – online fakturácia, finančné reporty aj skladová evidencia
Obsah
Online fakturačný systém BitFaktura je slovenská verzia poľskej Fakturownie, ktorá sa veľmi úspešne presadila v Poľsku, Francúzsku, Británii a ďalších európskych krajinách. Rôzne jazykové verzie používa už viac ako šesťstotisíc používateľov. Od septembra 2023 je dostupná BitFaktura aj na slovenskom trhu, je prispôsobená slovenskej legislatíve a jej rozhranie je lokalizované do slovenského jazyka.
Čo očakáva malý alebo stredný podnikateľ či eshop od fakturačného systému? Napĺňa BitFaktura tieto očakávania? Aká funkcionalita je dostupná v rôznych balíkoch služieb? Aké výhody má BitFaktura oproti iným online fakturačným systémom? Odpovede nájdete v našom článku.
Konfigurácia systému BitFaktura
Základné nastavenie systému BitFaktura
Na registráciu stačí mail a heslo a následné overenie registrácie z mailu. Potom nastavíte podrobnosti o vašej firme pomocou hlavného menu.
- Defaultne sa názov účtu nastaví ako subdoména s menom, ktoré ste pri registrovaní zadali, avšak môžete ho zmeniť.
- Môžete si nastaviť jazyk aplikácie, na výber sú nasledujúce: slovenčina, angličtina, poľština, francúzština, španielčina, nemčina, čeština, gruzínčina, portugalština, ruština, ukrajinčina. Dostupnosť fakturácie v rôznych jazykoch je riešenie vhodné napríklad pre eshopy expandujúce do zahraničia.
- Defaultne sú prednastavené dva typy dokladov na vystavenie: faktúry a objednávky. Môžete zvoliť aj ďalšie typy dokladov, ktoré potrebujete vystavovať: opravný daňový doklad, zálohové faktúry, iný neúčtovný doklad, prijímový pokladničný doklad, turbo faktúry, daňový doklad o prijatej platbe, faktúry v cudzej mene, cenová ponuka, prenesená daňová povinnosť. Všetky typy dokladov je možné vystaviť aj vo verzii Micro, ktorá je zadarmo.
Konfigurácia dokumentov v BitFakture
Pre jednotlivé dokumenty, ktoré ste si zvolili môžete nastaviť údaje, ktoré pri pridaní nového dokumentu budú automaticky predvyplnené. Napríklad pre faktúru zvolíte menu, jazyk, výšku DPH, zaokrúhľovanie a podobne.
Prejdite si všetky dokumenty a využite silu BitFaktury naplno! Predvyplnenie údajov zefektívni vašu prácu pri tvorbe faktúr a iných dokumentov.
Nastavenia tlače, šablóny a číslovanie pre faktúry a iné dokumenty v BitFakture
Vzhľad faktúry môžete upraviť pomocou volieb v menu Nastavenie tlače a Fakturačné šablóny. Môžete vložiť vlastné logo, obrázok pečiatky, QR kód a ovplyvniť zobrazovanie rôznych polí na faktúre.
Pre dokumenty máte na výber rôzne šablóny, ale aj možnosť vložiť vlastný CSS kód so štýlmi pre všetky prvky dokumentov. Teda vaša faktúra môže byť plne prispôsobená vašim firemným farbám.
Aj číslovanie faktúr či ostatných dokumentov v BitFakture máte pod úplnou kontrolou (voľba v menu Číslovanie dokumentácie). Môžete si vybrať formát dátumu, nastaviť počet núl v číslovaní a zvoliť niektorý z prednastavených typov číslovania (rôzne kombinácie čísla a častí dátumu). Je umožnené zadať pomocou skratiek aj svoj vlastný tvar číslovania. Vysvetlenie skratiek, ktoré môžete na to použiť, nájdete pod zoznamom na výber:
Podrobnejšie informácie o konfigurácii nájdete aj na webe BitFaktura, v časti Pomocník: Personalizácia. Kedykoľvek môžete kontaktovať aj BitFaktura zákaznícku podporu, ktorá je dostupná cez pracovné dni telefonicky, mailom alebo cez live chat.
Hlavné funkcie systému BitFaktura
Online vytváranie faktúr v BitFakture
Rozhranie BitFaktury je veľmi intuitívne. Všetdy typy dokumentov, ktoré ste zvolili v nastaveniach, máte dostupné cez tlačidlá alebo v hlavnom menu cez voľby Príjmy/Výdavky:
Systém BitFaktura vám pri vystavovaní faktúry predvyplní údaje, ktoré ste zadali už predtým:
- Údaje predávajúceho – predvyplní s podľa nastavení vo vašom konte, resp. údaje sa uložia aj spolu s prvou faktúrou ktorú vyplníte.
- Údaje odberateľa – je dostupné vyhľadávanie v systéme MERK na základe IČO alebo IČO DPH, následne systém predvyplní všetky potrebné položky. Ak opakovane vystavujete faktúru rovnakému Odberateľovi, môžete si ho vybrať zo zoznamu odberateľov, znovu sa údaje predvyplnia.
- BitFaktura navyše umožňuje vo všetkých balíkoch importovať databázu vašich zákazníkov vo formáte CSV.
V ďalšej časti formulára sa vypĺňajú položky na faktúre.
- Pri opakovanom fakturovaní systém ponúka zoznam položiek na výber, teda vypĺňanie je rýchle. Samozrejme môžete vyplniť aj nový text.
- Na základe zadanej sumy a výšky DPH pre jednotlivé položky systém vypočíta ceny položiek aj celkové sumy na faktúre.
- Ak máte eshop, BitFaktura umožňuje vo všetkých balíkoch importovať databázu vašich produktov. Údaje môžu byť v súboroch .XLS, .XLSX (Excel), .TXT, .CSV, .TSV. Naimportované produkty sa automaticky objavia v zozname fakturovaných položiek na výber. Od balíka Standard vyššie môžete fakturáciu prepojiť so skladom. Teda po vyfakturovaní sa vám automaticky upraví aj množstvo produktu na sklade.
V ďalšej časti sú platobné údaje a stav faktúry:
Ak by ste potrebovali faktúru v cudzej mene, tak máte možnosť vybrať menu v poslednej časti formulára. V tejto časti môžete pridať aj rôzne poznámky – viditeľné a neviditeľné pri tlači faktúry ako aj pridať rôzne elektronické prílohy.
Môžete vystaviť aj proforma faktúru alebo naopak dobropis pri zrušení faktúry. Na výber máte niekoľko druhov šablón.
BitFaktura má pri mnohých políčkach nápovedu. Ak prejdete myšou ponad sivý otáznik v krúžku za názvom poľa, zobrazí sa vám nápoveda a vy hneď viete, čo má byť v danom poli vyplnené.
Odoslanie faktúry mailom v BitFakture
BitFaktura umožňuje automatické odoslanie vystavenej faktúry mailom.
- V balíku Micro nie je možné poslať skrytú kópiu mailu, v platených balíkoch je to možné.
- Využitie vlastnej mailovej adresy je možné od Pro balíka vyššie, inak je použitá defaultna adresa systému BitFaktura.
- Môžete editovať text mailu so zaslanou faktúrou, text mailu o nezaplatenej faktúre.
- Grafickú šablónu mailu je možné meniť iba od Pro balíka vyššie.
Znovu je editovanie zjednodušené vysvetlivkami pod jednotlivými poliami formulára, ak sa nimi budete riadiť, nemali by ste pri zadávaní textu mať žiadny problém.
Skladové hospodárstvo v BitFakture
BitFaktura je prepojiteľná s WooCommerce, teda ak by ste mali eshop postavený na WordPresse s využitím pluginu WooCommerce, môžete použiť BitFaktura na fakturovanie objednávok a vyriešiť v Bitfakture aj skladovú evidenciu:
- Sledovanie skladových zásob na základe skladových dokladov vydaných v systéme.
- Sledovanie interného aj externého príjmu a výdaja.
- Je možné presúvanie produktov medzi viacerými skladmi, v balíku Standard je možné vytvoriť 3 sklady, vo vyšších balíkoch neobmedzený počet.
- Je možná rezervácia výrobkov v sklade, v okamihu vystavenia faktúry za objednávku je rezervačný doklad odstránený zo systému.
- Inventúra skladu.
- Automatické vystavovanie skladových dokladov pri vystvavovaní príjmových alebo výdavkových faktúr, ktoré obsahujú produkty na sklade.
- Systém umožňuje vytvárať rôzne skladové reporty: Zhrnutie skladových operácií, Výdajová inventarizácia, Prehľad množstva výrobkov na základe skladových dokladov, Výkaz množstva a hodnoty produktov, Zoznam množstva a hodnoty produktov za dané obdobie, Prehľad množstva a hodnoty výrobkov v danom období podľa kúpnych cien na skladových dokladoch, Marža.
Podrobnejšie informácie nájdete na webe BitFaktura v časti Pomocník: integrácia BitFaktura s WooCommerce, skladová evidencia v BitFakture.
Finančné a iné reporty v BitFakture
Reporty sú dostupné iba v platených balíkoch. Môžete si ich vygenerovať, vyexportovať údaje do excelu, niektoré aj do PDF formátu alebo vytlačiť. V reportoch si môžete zadať interval dátumov, za ktorý sa údaje majú zobraziť, v grafoch napríklad zoskupenie údajov podľa dní, týždňov, mesiacov, štvrťrokov a rokov.
Zoznam všetkých reportov dostupných cez BitFaktura:
- Grafy: Príjmy a výdavky, Príjmy, Výdavky, Počet predajov
- Financie: Evidencia tržieb, Výkaz príjmov, Zoznam výdavkov, Finančný stav oddelenia, Kategória príjmov a výdavkov, Zoznam nezaplatených faktúr
- Produkty: Výrobky – predaj, Výrobky – nákup, Produkty – marža, Produkty – marža na základe faktúr, Kategória príjmov a výdavkov (produktov)
- Sklady: Zhrnutie skladových operácií, Výdajová inventarizácia, Prehľad množstva výrobkov na základe skladových dokladov, Výkaz množstva a hodnoty produktov, Zoznam množstva a hodnoty produktov za dané obdobie, Prehľad množstva a hodnoty výrobkov v danom období podľa kúpnych cien na skladových dokladoch, Marža
- Zákazníci: Zákazníci, Bilancia zákazníkov
- Účtovníctvo: Evidencia tržieb, Evidencia nákladov
- Pokladňa: Pokladničná kniha
Najčastejšie vás budú zaujímať finančné výkazy pre riadenie cashflowu a zoznam nezaplatených faktúr, aby ste ich zaplatenie vedeli urgovať. Veľmi dobre je reportami zosumarizované aj skladové hospodárstvo.
Integrácia BitFaktura s inými systémami
Prepojenie s inými systémami šetrí čas vám alebo vašej účtovníčke. Aké prepojenia sú v BitFakture dostupné?
Účtovný program Pohoda
Všetky faktúry vystavené v BitFakture, vystavené vo všetkých nastavených menách, môžete vyexportovať do účtovného programu Pohoda. Ak Pohodu používa aj vaša účtovníčka, zjednodušíte jej prácu, nemusí faktúry zadávať manuálne. Môže vám to priniesť zníženie nákladov, účtovníčky si zvyčajne určujú cenu práce aj podľa množstva zaúčtovaných položiek.
Pozrite si návod ako jednoducho na pár kliknutí urobíte export faktúr z BitFaktury pre Pohodu.
Prípadne môžete poskytnúť vašej účtovníčke aj priamy prístup do BitFaktura – pomocou menu vpravo jej odošlete pozvánku:
Platobná brána GoPay
Ak máte eshop, veľkou výhodou BitFaktury je prepojenie s platobou bránou GoPay.
- Pre aktiváciu tejto služby v BitFakture je potrebné najskôr uzatvoriť zmluvu s GoPay.
- Ak už máte zmluvu s GoPay, aktivujte online platby cez Nastavenia účtu, voľba Bankové platby, vyplňte údaje: GoID, ClientID, ClientSecret.
- Platenie cez GoPay môžete povoliť pre všetky vaše faktúry.
Integráciu s GoPay umožní zákazníkom zaplatiť pomocou odkazu na faktúre.
Po zaplatení faktúry sa automaticky spáruje platba s faktúrou a informácie o zaplatení sa zobrazia aj v prehľade faktúr. Prepojenie je dostupné vo všetkých cenových balíkoch. Viac informácií na webe, v časti Pomocník: Integrácia s GoPay.
Párovanie platieb Tatra banka
Integrácia BitFaktura s Tatra Bankou vytvára ľahko použiteľný systém, ktorý vám dáva plnú kontrolu nad pohybmi a zostatkami na účte. Jednotlivé úhrady tak nebudete musieť zapisovať ručne – transakcie sa automaticky spárujú s vystaveným dokladom. Integrácia využíva Premium API Tatra banky.
- Pre využitie tejto funkcionality musíte autorizovať prístupové práva BitFaktury, presnejší návod nájdete na webe Tatra banky alebo v návode v BitFaktura Pomocníkovi.
- Dostupnosť služby je nepretžite 24/7.
- Služba umožňuje prístup aj k účtom v iných bankách (ČSOB, SLSP, VÚB, Raiffeisen, Fio, UniCredit, Air bank, Komerční banka, Unicredit CZ, Fio CZ, Česká spořitelna, ČSOB CZ).
Balíky služieb a cenník
K dispozícii sú balíky Micro, Start, Standard, Pro a Pro Plus. Balík Micro je zadarmo, najdrahší balík Pro plus môžete mať za 10,90 Eur mesačne (netto cena pri 12 mesačnej platbe, cena je platná k dátumu vydania článku.)
Všetky balíky umožňujú využiť rôzne šablóny faktúr, vystaviť všetky typy dokladov, nastaviť si vlastný formát číslovania faktúr, sťahovanie údajov o firmách z MERK (systém na získavanie údajov o ekonomických subjektoch registrovaných v SR a ČR) a tiež uvádzať druhú daň na faktúre, rôzne sadzby DPH, prepočítavať percentuálnu aj pevnú zľavu, zablokovať editáciu údajov a editáciu čísla účtu.
Balíky Micro a Start sa oplatia malým podnikateľom, s nízkym počtom klientov.
- Najzásadnejším obmedzením balíka Mikro je možnosť vystaviť iba 3 príjmové doklady mesačne. Vo všetkých ostatných balíkoch je počet príjmových aj výdajových dokladov neobmezený.
- Balíky Mikro a Start majú obmedzený počet používateľov na 1, nie je teda možnosť prideľovať používateľské oprávnenia iným používateľom.
- Balíky Mikro a Start nemajú možnosť napojenia na sklad s možnosťou sledovania stavu produktov, ani možnosť tlače etikiet a EAN kódov.
- Balík Mikro neumožňuje generovať reporty ani integrovať systém s účtovným programom Pohoda.
- Balíky Mikro a Start nemajú možnosť automatických platieb (keď napríklad účtujete paušálne každý mesiac rovnaké sumy) ani import platieb z banky.
Avšak za menej ako 4 eurá mesačne všetku túto funkcionalitu môžete v balíku Standard a vyšších získať. Na webe BitFaktura nájdete veľmi pordorbne rozpísanú a porovnanú fukncionalitu zahrnutú v jednotlivých balíkoch. Pozrite si nasledujúce video alebo kliknite na linku pod videom pre ich porovnanie rovno na webe:
Pozrite si komplexné porovnanie balíkov služieb BitFaktura.
Ak si chcete niektorý z balíkov vyskúšať bez toho, aby ste ho hneď kupovali, využite možnosť používať systém BitFaktura 30 dní zadarmo. Otestujte si BitFakturu a vyberte si balík v takom rozsahu, aby bolo pokrytých čo najviac vašich potrieb a vaša práca sa zefektívnila. Aby ste sa viac ako fakturovaniu a skladovej evidencii mohli venovať samotnému predmetu podnikania.
V každom balíku (aj free balíku Micro) môžete využiť pomoc zákazníckej podpory, ktorá je dostupná cez pracovné dni telefonicky, mailom alebo cez live chat.
Výhody a nevýhody
| Klady (+) | Zápory (-) |
|---|---|
| + Dobré rozvrstvenie služieb v balíkoch. Fakturácia je dostupná aj zadarmo alebo v najnižšom platenom balíku za menej ako 2 eurá mesačne. | - Vo free verzii je možnosť pridať iba 3 faktúry mesačne. |
| + Možnosť importu zákazníkov do systému. Predvyplnenie údajov zákazníkov pri opakovaných faktúrach. | - Najaktuálnejšie informácie o novej funkcionalite sme našli v časti Pomocník, určite by sa oplatilo vyzdvihnúť ich aj v hlavnej časti webu. |
| + Možnosť prepojenia na WordPress eshop s WoCommerce, možnosť importu produktov a následne predvypnenenie položky faktúry podľa produktov, možnosť prepojenia so skladovou evidenciou. | |
| + Veľmi dobre spracovené nápovedy pri konfigurácii systému, aj pri vyplňovaní dokumentov. Na webe je aj podrobný Pomocník - kde sú návody a odpovede na najčastejšie riešené otázky. | |
| + Webová aj mobilná aplikácia (pre iOS aj Android). | |
| + Možnosť fakturácie v rôznych jazykoch a menách. | |
| + Možnosť vyskúšať si systém BitFaktura 30 dní zadarmo - platí pre všetky balíky. | |
| + Zákaznícka podpora dostupná cez pracovné dni telefonicky, mailom alebo cez live chat. |
Zhrnutie a záver
BitFaktura je flexbilný produkt z dielne skúsených tvorcov, určený pre živnostníkov, začínajúcich podnikateľov či malé spoločnosti. Program je dostupný vo forme webovej stránky, ale aj praktickej mobilnej aplikácie pre iOS aj Android. Má jednoduché rozhranie a veľmi dobre spracované nápovedy pri konfigurácii aj pri samotnom vypĺňaní dokumentov. Stačí prejsť myšou ponad sivý otáznik a zobrazí sa vám zrozumiteľná nápoveda. BitFaktura umožňuje prispôsobiť vzhľad dokumentov, môžete si vybrať z ponúknutých šablón alebo doplniť vlastný CSS kód, od balíka Standard vyšie môžete upravovať aj šablóny.
Balíky služieb sú výborne rozvrstvené. Balík Mikro je zadarmo, balík Start za menej ako 2 eurá mesačne. Pri malom počte klientov nepotrebujete párovať platby automaticky. Pri nízkom počte faktúr ich manuálne nahodenie do účtovného systému nezaberie veľa času. Postupne ako vaša firma rastie a potrebovali by ste využívať ďalšiu funkcionalitu, môžete prejsť k vyšším balíkom a využívať ich výhody ako sú EAN kódy, tlač etikiet, importy platieb z banky či automatické platby a sklady a podobne.
Ak máte eshop, je pre vás vhodný balík služieb Standard a vyššie, v ktorom je sprístupnené prepojenie fakturácie so skladovou evidenciou. BitFaktura umožňuje exporty a importy databázy produktov, ktoré sú potom dostupné na výber pri vypĺňaní ako položky na faktúre a pri fakturácii sa automatizovane upravujú ich skladové množstvá.
BitFaktura reprezentuje ideálnu voľbu pre tých, ktorí sú na začiatku svojej podnikateľskej cesty, ako aj pre tých, ktorí hľadajú efektívnejšie riešenia pre svoje fakturačné procesy. Ponúka veľa užitočnej funkcionality za veľmi dobrú cenu. Vyhovie potrebám živnostníkov, malých podnikateľov aj malých eshopov, ak hľadajú spoľahlivý a cenovo dostupný fakturačný a skladový systém.
